Засади використання автоматизованої системи документообігу Ярмолинецького районного суду

Додаток

до рішення зборів суддів

Ярмолинецького районного суду

Хмельницької області

№ 2 від 01 квітня 2025 року

ЗАТВЕРДЖЕНО

 рішенням зборів суддів

Ярмолинецького районного суду

Хмельницької області

№ 2 від 01 квітня 2025 року

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Ярмолинецького районного суду Хмельницької області

1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу у Ярмолинецькому районному суді Хмельницької області (далі Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене рішенням Ради суддів України №39 від 11.11.2024 року та погодженого наказом Державної судової адміністрації України  №529 від 29.11.2024 року  (далі Положення) і визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі АСДС).

У разі внесення змін до Засад збори суддів Ярмолинецького  районного суду Хмельницької області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 Ці Засади розроблено відповідно до положень Кодексу адміністративного судочинства України, Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене рішенням Ради суддів України №39 від 11.11.2024 року та погодженого наказом Державної судової адміністрації України  №529 від 29.11.2024 року  та інших нормативно-правових актів.

2. Предмет регулювання

Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Ярмолинецького районного суду Хмельницької області, здійснюється цими Засадами та Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

3. Цілі та завдання Засад

Засади використання автоматизованої системи документообігу Ярмолинецького районного суду Хмельницької області визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Ярмолинецькому районному суді Хмельницької області відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, які забезпечують:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на вебсайтах судів вебпорталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

4. Для функціонування автоматизованої системи Ярмолинецький районний суд Хмельницької області забезпечує:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

5. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

 Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату.

6. Особливості розподілу справ між суддями

 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням про АСДС та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов`язаний до 08.30 год. дня невиходу на роботу повідомити про це керівника апарату суду, або особу, яка виконує його обов`язки.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 розділу 3 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

 Зборами суддів Ярмолинецького районного суду запроваджується спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ. 

В суді діє спеціалізація суддів із здійснення кримінальних проваджень щодо неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

Зборами суддів Ярмолинецького районного суду визначено коефіцієнт навантаження для суддів, які займають адміністративну посаду голови суду – 0,9.

З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування: про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою (в тому числі тих, які вже перебувають в провадженні суду та по яким слідчим суддею надано дозвіл на затримання) та скарг щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні та святкові дні. У дні чергування розподіл клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань.

 Розподіл адміністративних судових справ та цивільних справ, що передбачають скорочені терміни розгляду (пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, про надання особі психіатричної допомоги у примусовому порядку, про примусову госпіталізацію до протитуберкульозного закладу та інші), що надходять до суду у вихідні та святкові дні здійснюється на чергового суддю, який визначений графіком чергувань суддів затвердженого головою суду.

Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа  постійно діючих колегій.

 У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа  суддів основного складу постійно діючих колегій, автоматизована система визначає суддів яких не вистачає з числа резервних суддів даної колегії.

 У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді або судді, який входить до складу колегії у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21пункту 2.3 Положення про АСДС. 

 Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням про АСДС.                  

По справах в порядку окремого провадження, що проводиться судом у складі одного судді і двох присяжних, а саме справи в порядку окремого провадження про обмеження цивільної дієздатності фізичної особи, визнання фізичної особи недієздатною та поновлення цивільної дієздатності фізичної особи; визнання фізичної особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою; усиновлення; надання особі психіатричної допомоги в примусовому порядку; примусову госпіталізацію до протитуберкульозного у разі неможливості присяжним брати участь у справі до початку розгляду її по суті здійснюється повторне автоматичне визначенні іншого присяжного на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду за повідомленням головуючого по справі.

Передача невирішених судових справ від судді на повторний автоматизований розподіл, крім випадків передбачених законом, здійснюються на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду у разі прийняття зборами суддів відповідного рішення про встановлення переліку конкретних справ, розгляд яких не може бути продовжено суддею, та визначення порядку та строків проведення повторного авторозподілу справ. У такому випадку збори суддів скликаються у термін, визначеним чинним законодавством за ініціативою голови суду на підставі повідомлення такого судді чи на підставі інших даних, які вказують на винятковість випадку (довідку про хворобу, рішення ВРП про відсторонення від посади, наказ про довгострокове відрядження тощо).

У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справи або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід (самовідвід) судді, слідчого судді.

Встановити, що справи щодо неповнолітніх розподіляються у відповідності з вимогами ч. 10 ст. 31 КПК України, суддям, які обрані згідно зі ст. 18 Закону України „Про судоустрій і статус суддів” для розгляду даної категорії справ, інші члени судової колегії визначаються з числа постійно діючих колегій суддів, до яких входить суддя.

7. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про АСДС, з врахуванням цих Засад  та правил поєднання судових справ.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• за один день до та у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;

- перебування судді в нарадчій кімнаті більше одного дня.

Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

У випадку значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів), допускається тимчасове призупинення участі судді (колегії суддів) в автоматизованому розподілі справ на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду  в порядку визначеному зборами суддів.

 Керівник апарату суду (або уповноваженої ним особи) щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

 У разі хвороби або іншої надзвичайної події, суддя повинен невідкладно прийняти заходи щодо повідомлення про свою відсутність голову суду, керівника апарату суду або працівника апарату суду, відповідального за ведення обліку робочого часу з вказівкою на причини та орієнтовний час відсутності на роботі.

 Інформація про відгули суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.

8. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів.

 Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів проводиться щодо:

 1) Клопотань та скарг у межах одного кримінального провадження передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді у випадках надходження клопотань (подань) та скарг по одному кримінальному провадженню, що призведе до порушення строків розгляду, наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань) та скарг в рамках даного кримінального провадження обирається шляхом повторного автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації на підставі розпорядження керівника апарату суду.

Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в рамках одного кримінального провадження, всі клопотання (подання) та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду, передаються раніше визначеному слідчому судді.

2) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення;

3)повернення судового збору;

4) заяви про перегляд заочного рішення;

5) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

6) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

7) зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

8) заяв про відновлення втраченого судового провадження;

9) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

10) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

11) позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову доказів;

12) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

13) справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктами 3, 5, 6, 9, 11, 12, 13 розділу 8 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, що призведе до порушення строків розгляду, такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктами 2, 4, 7, 8, 10 розділу 8 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вони розподіляються та передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності на час реєстрації справи такого судді на роботі окрім його звільнення.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується ,підписується та додається до матеріалів судової справи.

9. Коефіцієнт адміністративних посад

 В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади  встановлюються наступні коефіцієнти адміністративних посад:

- голова суду – 0,9;

10. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

 В суді запроваджено спеціалізацію з розгляду кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом

В суді утворено постійно діючі колегії з розгляду кримінальних справ.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

11. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

 В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому Положенням.

У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

Розподіл судових справ пов'язаних з виборчим процесом, справ про надання особі психіатричної допомоги у примусовому порядку, справ про примусову госпіталізацію до протитуберкульозного закладу та інших справ, що передбачають скорочені терміни розгляду проводиться керівником апарату між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу та перебувають на робочому місці, з дотриманням принципу черговості надходження таких справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.