Робота юридичних осіб в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі. Роз'яснення ДСА України

У зв’язку з численними зверненнями юридичних осіб щодо функціонування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи у Державній судовій адміністрації України роз’яснили окремі питання, що стосуються її роботи, а саме: щодо порядку реєстрації в ЄСІТС електронного кабінету юридичної особи; уповноваження осіб на вчинення дій засобами ЄСІТС від імені юридичної особи; щодо можливості після реєстрації в ЄСІТС подавати до суду документи в паперовій формі; щодо можливості вважати сформовані в Електронному кабінеті довіреності документами, що підтверджують повноваження представника в розумінні процесуального законодавства.  

Щодо порядку уповноваження інших осіб на вчинення дій засобами ЄСІТС

Відповідно до пункту 11 Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, керівник юридичної особи засобами програмного забезпечення Електронного кабінету може уповноважувати працівників юридичної особи (в тому числі себе) або інших фізичних осіб чи фізичних осіб – підприємців на перегляд, створення та надсилання електронних документів, а також вчинення інших дій від імені юридичної особи з використанням власних Електронних кабінетів таких фізичних осіб чи фізичних осіб – підприємців.

Механізм уповноваження осіб вчиняти дії засобами Електронного кабінету від імені юридичної особи реалізований наступним чином:

• керівник юридичної особи при використанні власного кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП), виданого від імені юридичної особи (сертифікат КЕП повинен обов’язково містити код юридичної особи в ЄДРПОУ), має можливість ввійти до системи під профілем, як "фізичної особи", так і профілем «представника юридичної особи»;
• при обранні профілю «представник юридичної особи» користувачу стає доступним функціонал перегляду матеріалів судових справ, стороною в яких виступає відповідна юридична особа, а також функціонал створення та надсилання від імені юридичної особи електронних документів до суду.

Вчинення вищезазначених дій керівник юридичної особи може делегувати іншим особам, скориставшись функціоналом "Довіреності" та ввівши ідентифікаційні дані про таку фізичну особу (реєстраційний номер облікової картки платника податків, далі - РНОКПП). Після цього, таким особам засобами програмного забезпечення буде сформована електронна довіреність на визначені керівником юридичної особи  права (перегляд, створення або надсилання від імені юридичної особи електронних документів).

Увага! Обов’язковою умовою надання електронної довіреності особі  є необхідність попередньої реєстрації такої довіреної особи в ЄСІТС (наявність власного зареєстрованого Електронного кабінету).

Після надання електронної довіреності особі, в її особистому Електронному кабінеті з’явиться можливість входити до системи як "представник цієї юридичної особи", а також (залежно від типу наданої довіреності) стануть доступними функції – перегляду, створення чи надсилання від імені юридичної особи електронних документів.

Надання електронної довіреності може здійснюватися, як на окрему судову справу (справи), так і на всі справи одночасно. Електронна довіреність також може бути надана з правом передоручення. В такому разі, особа в межах своєї довіреності зможе надавати довіреність іншим особам.

Наприклад, керівник юридичної особи може надати електронну довіреність з правом передоручення на всі судові справи керівнику юридичної служби, який в свою чергу може надати доручення, наприклад, підлеглому спеціалісту (спеціалістам) на всі чи окремо визначені судові справи.

Щодо можливості після реєстрації в ЄСІТС подавати до суду документи в паперовій формі.

Відповідно до норм процесуальних кодексів реєстрація в ЄСІТС не позбавляє права на подання до суду документів в паперовому вигляді (стаття 6 Господарського процесуального кодексу України, стаття 14 Цивільного процесуального кодексу України, стаття 18 Кодексу адміністративного судочинства України).

Щодо можливості вважати сформовані в Електронному кабінеті довіреності документами, що підтверджують повноваження представника в розумінні процесуального законодавства. 

З технічної точки зору, електронна довіреність формується користувачем Електронного кабінету та надає можливість іншим особам засобами власних Електронних кабінетів переглядати матеріали справ особи, яка надала довіреність, та створювати і подавати від її імені електронні документи до суду.

Як юридичний документ, сформована в Електронному кабінеті довіреність підписується електронним підписом довірителя (в даному випадку керівником юридичної особи) та надалі автоматично надсилається до суду разом з документами, поданими особою, якій надана така довіреність.

Враховуючи зазначене, у випадках, коли для документу, що підтверджує повноваження представника в розумінні процесуального законодавства, достатня наявність одного підпису уповноваженої особи (в даному випадку керівника юридичної особи) та  цей документ видається у формі довіреності, то в такому разі суд може розглядати довіреність, сформовану в Електронному кабінеті, у якості документа, який підтверджує повноваження представника.

Наприклад, це можливо у випадку надання керівником юридичної особи довіреності адвокату на представлення інтересів юридичної особи в суді.

У інших випадках, коли відповідно до законодавства документ, що підтверджує повноваження представника, повинен створюватися у вигляді іншого документу (ніж довіреність), чи має містити підписи інших посадових осіб (ніж керівник юридичної особи), або ж передбачає відмінні від довіреності реквізити та форму видачі документу (наприклад, повинен завірятись у передбачених законодавством випадках нотаріально), то в такому разі до суду необхідно подавати передбачений процесуальним законодавством документ, що підтверджує повноваження представника.

Такі документи необхідно окремо завантажувати в якості додатків до сформованих у Електронному суді заяв (клопотань). Додатками можуть бути як оригінали електронних документів з КЕП уповноважених осіб на їх підписання, так і електронні (скановані) копії оригіналів паперових документів з КЕП представників, які засвідчили копії цих документів.

Наприклад, у випадку самопредставництва в суді юридичної особи до суду мають бути подані передбачені законодавством документи щодо уповноваженої на це особи, зокрема, статут, положення, трудовий договір (контракт) тощо.